Kategorien in Outlook – und wo werden diese gespeichert

Kategorien sind Stichwörter oder Themen die frei definiert werden können und jedem Outlook Element zugewiesen werden können. Über entsprechende Filter können dann z.B. verschiedene Ansichten definiert werden.

In Outlook gibt es zwei Ansätze Daten zu organisieren. Für verschiedene Themen können Ordner angelegt werden oder die Elemente werden in einem Ordner gehalten und entsprechend mit Kategorien organisiert.

Vorteile von Ordner

  • leicht zu exportieren
  • eigenes Formular möglich

Nachteil von Ordnern

  • Ordnerliste muss von Hand geöffnet werden
  • Wohin kommen Elemente die mehrere Themen betreffen?

Vorteil von Kategorien

  • Flache Ordnerstruktur
  • Gruppierung innerhalb einer Ansicht nach Kategorien möglich
  • Zuordnung von mehreren Kategorien zu einem Element

Nachteil von Kategorien

  • Zum Export müssen die Elemente in einen temporären Ordner verschoben/kopiert werden, der später gelöscht werden kann.

Beide Organisationsarten können natürlich auch kombiniert werden. Ab Outlook 2007 wird bei Umbenennen von Kategorien diese Änderung an die entsprechenden Elemente weiter gegeben. Je nach Anzahl erfordert das etwas Geduld.

Wo sind die Kategorien gespeichert?

Kategorienliste

Seit Outlook 2007 werden die Informationen zu den Kategorien nicht mehr lokal in der Registry gespeichert sondern als verstecktes Element innerhalb des Postfaches. Ab Outlook 2007 wird auch die Zuordnung einer Farbe zu einer Kategorie unterstützt. Die Kategorienliste wird in einem versteckten Element im Standard Kalenderordner im XML Format mit der Nachrichtenklasse IPM.Configuration.CategoryList gespeichert. Der einzelnen Kategorien werden in einem PT_Binary Property mit dem Tag 0x7C080102 in diesem Element abgelegt.

Auszug:

 

PR_ROAMING_XMLSTREAM, PidTagRoamingXmlStream

cb: 4858 lpb: EFBBBF3C3F786D6 …. F726965733E0D0A

<AltValue><![CDATA[…<?xml version=“1.0″?>

<categories default=“Teilnahme erforderlich“ lastSavedSession=“4″ lastSavedTime=“2012-04-26T12:48:53.5182985Z“ xmlns=“CategoryList.xsd“>

<category name=“Telearbeit“ color=“7″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“4″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsed=“2012-02-22T15:54:56.003Z“ lastSessionUsed=“1″ guid=“{6ff3dc92-4385-4add-b69d-5ba2ef719458}“ renameOnFirstUse=“0″ />

<category name=“Telefonat / Onlinemeeting“ color=“3″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“4″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsed=“2012-02-22T15:54:56.003Z“ lastSessionUsed=“1″ guid=“{ecc73dcf-fb92-438a-aa6f-b490d8a718e1}“ renameOnFirstUse=“0″ />

<category name=“Anreise einplanen“ color=“8″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“4″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsed=“2012-02-22T15:54:56.003Z“ lastSessionUsed=“1″ guid=“{f7612d5b-7ca3-44d6-8958-b34ec18e0eed}“ renameOnFirstUse=“0″ />

<category name=“Vorbereitung erforderlich“ color=“1″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“4″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsed=“2012-02-22T15:54:56.003Z“ lastSessionUsed=“1″ guid=“{12affc9e-aa2d-4ac0-8e1b-d121e4e682f8}“ renameOnFirstUse=“0″ />

<category name=“Teilnahme erforderlich“ color=“0″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“4″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsed=“2012-02-22T15:54:56.003Z“ lastSessionUsed=“1″ guid=“{4abd0665-213f-4baf-89cb-9fafb23e3f8a}“ renameOnFirstUse=“0″ />

<category name=“frei – Urlaub/Zeitausgleich“ color=“4″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“4″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsed=“2012-02-22T15:54:56.003Z“ lastSessionUsed=“1″ guid=“{a23106e2-c57e-4e1e-82da-d86a0b86113d}“ renameOnFirstUse=“0″ />

<category name=“Systemmigration“ color=“15″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“6″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“2012-03-13T13:28:52.592Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsed=“2012-03-13T13:28:52.592Z“ lastSessionUsed=“2″ guid=“{0bf09687-2476-43b9-9510-86e71b0650a3}“ renameOnFirstUse=“0″ />

<category name=“@ HomeOffice“ color=“5″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“11″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“2012-04-03T08:26:36.346Z“ lastTimeUsed=“2012-04-03T08:26:36.346Z“ lastSessionUsed=“3″ guid=“{4c5f3602-949b-4336-992d-af10102efe81}“ renameOnFirstUse=“0″ />

<category name=“@ Agenda“ color=“22″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“11″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“2012-04-03T08:26:36.346Z“ lastTimeUsed=“2012-04-03T08:26:36.346Z“ lastSessionUsed=“3″ guid=“{9299e77e-4c8b-4cd9-b5c2-6b63015bbdc5}“ renameOnFirstUse=“0″ />

<category name=“@ Office“ color=“2″ keyboardShortcut=“0″ usageCount=“6″ lastTimeUsedNotes=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedJournal=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedContacts=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedTasks=“2012-04-05T09:18:05.734Z“ lastTimeUsedCalendar=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsedMail=“1601-01-01T00:00:00Z“ lastTimeUsed=“2012-04-05T09:18:05.734Z“ lastSessionUsed=“4″ guid=“{578e804d-f720-4e98-babe-c47bae1781eb}“ renameOnFirstUse=“0″ />

</categories>

]]>
</AltValue>

Zuordnung der Elemente zu den Kategorien

Die Zuordnung von einem Element zu einer oder mehreren Kategorien erfolgt durch ein zusätzliches MAPI-Property mit der Bezeichnung 0x8021101E, hier werden die Kategorien als normaler Text in einem Muti String gespeichert. Die GUID des entsprechenden Eintrages lautet {00020329-0000-0000-C000-000000000046}, er ist vom Typ PT_MV_STRING8.

Print Friendly, PDF & Email